Penanganan surat adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan
penerimaan surat masuk, kemudian penyelesaiannya sampai surat tersebut
disimpan.
Penanganan surat dapat dilakukan dengan 2 (dua) sistem, yaitu:
1. Sistem buku Agenda, yaitu sistem pengurusan surat dimana surat masuk
dan surat keluar di catat ke dalam buku-buku. Dalam penanganan surat
dengan sistem ini, setiap surat masuk dan surat keluar harus tercatat ke
dalam buku agenda. Kemudian setiap pendistribusian surat, terlebih
dahulu harus dicatat ke dalam buku ekspedisi.
2. Sistem Pola Baru/Modern, atau sistem kartu kendali. yaitu sistem
pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar di catat ke dalam
kartu-kartu.
3. Sistem Takah
Ada beberapa langkah penanganan surat masuk system buku agenda, diantaranya sebagai berikut
1. Penerimaan
Semua surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah
alamatnya benar atau tidak.Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk
itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
Tugas penerima surat yaitu:
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
c. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam
penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu
harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang
penyampaiannya harus didahulukan.
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
2. Penyortiran
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang
diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau
golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan
dalam tiga macam :
1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah
memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :
a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro,
surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut
surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat
segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus
diterima).
d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR =
membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan
kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui
pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam
penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu
harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang
penyampaiannya harus didahulukan.
3. Pencatatan surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini tidak semua surat boleh dibuka, ada beberapa jenis surat yang
tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang
mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut
adalah surat rahasia dan surat pribadi.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat
dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya
akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi
dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi
alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja.
Kemudian membubuhkan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian
atas/bawah halaman pertama surat. Setelah surat distempel agenda serta
memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima
maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan pada buku agenda
surat masuk.
4. Pengarahan surat
Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar disposisi,
setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada
pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan
pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.Surat
yang telah memperoleh instruksi kemudian diteruskan kepada unit pengolah
untuk diproses.
5. Penyampaian surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.
Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu
organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi
Intern. Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan,
pengiriman atau pendistribusian surat. Data yang tercatat disini lebih
sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan
paraf penerima.
Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern
perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk
pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat
dalam Buku Ekspedisi Ekstern.
6. Penyimpanan surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan
kepada bagian TU untuk disimpan/diarsip dengan menggunakan metode
pengarsipan yang digunakan dikantor tersebut.
Kesimpulan
Jadi setiap instansi/organisasi mempunyai tatacara penanganan surat
tersendiri. Penggunaan buku agenda umumnya dilakukan oleh instansi yang
belum menerapkan tata kearsipan pola baru dalam pencatatan surat.
By : http://fhittriana.blogspot.com/2012/11/penanganan-surat-masuk-sistem-buku.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar