Administrasi Perkantoran

1.      Pengertian Administrasi :

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.

Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti sempit :

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi dalam arti luas :

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh  dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/

2.      Unsur-unsur Administrasi

1.      Pengorganisasian

Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Manajemen

Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3.      Tata Hubungan

Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.

4.      Kepegawaian

Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

5.      Keuangan

Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6.      Perbekalan

Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.

7.      Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8.      Perwakilan /humas

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/

3.      Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/

4.      Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/

5.      Pengertian Pekerjaan Kantor

Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.

Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

1.      George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

Kesimpulan :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/

6.      Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9.      Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Typing (mengetik)                                     = 24,6%

b.      Calculating (menghitung)                           = 19,5%

c.       Checking (memeriksa)                               = 12,3%

d.      Filling (menyimpan)                                  = 10,2%

e.       Telephoning (menelepon)                          =   8,8%

f.       Duplicating (menggandakan)                     =   6,4%

g.       Mailing (persuratan)                                   =   5,5%

h.      Other (lain-lain)                                         = 12,5%

Total                                        = 100%

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/

7.      Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.

a        Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.)    Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

a)      Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)

b)      Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.

c)      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

(1)         Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2)         Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3)         Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4)         Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5)         Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6)         Peta kota-kota besar

(7)         Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir

(8)         Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9)         Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

(10)     Buku catatan keuangan

(11)     Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

2.)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

a)      Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.

b)      Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

b        Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

c         Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

d        Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.

e         Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

f.       Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

1)      Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

2)      Tujuan tata ruang kantor

a)      Memberikan kenyamanan kepada karyawan

b)      Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal

c)      Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja

d)     Memudahkan dalam pengawasan

e)      Memudahkan dalam memberikan pelayanan

f)       Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja

g)      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

h)      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

i)        Memberikan pencitraan yang baik

3)      Bentuk-bentuk tata ruang kantor

a)      Ruang kantor terbuka (open plan office)

Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor terbuka:

·         Mudah merubah ruangan

·         Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

·         Mudah dalam pengawasannya

·         Menghemat tenaga

·         Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

·         Memperlancar arus pekerjaan

·         Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

Kerugian ruang kantor terbuka:

·         Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia

·         Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu

·         Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b)      Ruang kantor tertutup Closed plan office)

Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor tertutup

·         pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

·         pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang

·         karyawan lebih leluasa dalam bekerja

Kerugian ruang kantor tertutup

·         pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat

·         cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar

·         perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

c)      Ruang kantor semi tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

·         Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

·         kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

4)      Pedoman pembuatan tata ruang kantor

a)      Asas-asas tata ruang kantor

·         Asas jarak terpendek

Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

·         Asas rangkaian kerja

Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.

·         Asas penggunaan seluruh ruangan

Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien

·         Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.

·         Asas perubahan susunan tempat kerja

Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.

·         Asas keamanan dan kepuasan karyawan

Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.

b)     Prinsip-prinsip tata ruang kantor

·         Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan

·         pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

·         alur kerja harus sederhana

·         perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

·         Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama

·         Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung